Ventas: 5 señales de que debes implementar con urgencia un CRM

¿Sabías que según estudios realizados por HubSpot, los vendedores dedican sólo el 30% de su tiempo a vender?

Esto significa que la mayor parte de su jornada laboral se consume en tareas administrativas, gestión de datos, coordinación de reuniones y otras actividades que no están directamente relacionadas con el acto de vender. Este dato es alarmante, ya que sugiere que los vendedores no están aprovechando al máximo su potencial para generar ingresos y cerrar tratos. En lugar de centrarse en interactuar con los clientes y cerrar ventas, se ven atrapados en un mar de tareas que podrían ser optimizadas o automatizadas.

A continuación te contamos cuáles son las evidencias más grandes de que ya es momento de implementar un CRM, si te identificas con alguna de las situaciones que exponemos a continuación, necesitas apoyarte con urgencia en un CRM.

5 Señales de que debes implementar con urgencia un CRM

1. La información sobre los contactos de tu empresa está dispersa en post-it de colores brillantes que cubren cada rincón de tu escritorio y se extienden por toda la oficina. Estos pequeños papeles adhesivos, aunque útiles en un principio, ahora se han convertido en un caos visual que dificulta encontrar rápidamente los datos necesarios. Cada post-it contiene fragmentos de información crucial, como números de teléfono, direcciones de correo electrónico, notas sobre conversaciones pasadas y recordatorios de seguimiento, pero la falta de organización centralizada hace que sea un desafío mantener un control eficiente. Esta situación no solo consume tiempo valioso, sino que también aumenta el riesgo de perder información importante o duplicar esfuerzos, lo que puede afectar negativamente la productividad y la eficacia de tu equipo de ventas.

2. Tú y tus compañeros de oficina están llamando en este mismo momento al mismo contacto, lo que genera una situación caótica y poco profesional. Esta falta de coordinación no solo puede resultar en una experiencia frustrante para el cliente, que recibe múltiples llamadas de la misma empresa, sino que también refleja una ineficiencia interna que podría haberse evitado con una mejor organización. Sin un sistema centralizado que permita ver quién está en contacto con cada cliente y en qué etapa del proceso se encuentra, es fácil que se produzcan estos errores de comunicación. Además, esta duplicación de esfuerzos no solo desperdicia tiempo valioso, sino que también puede llevar a confusiones y malentendidos que afecten negativamente la relación con el cliente y, en última instancia, las oportunidades de cerrar una venta.

3. Estás utilizando cinco herramientas diferentes al mismo tiempo, cada una con su propia interfaz y sistema de gestión, lo que complica aún más la tarea de mantener todo en orden. Además, dependes de un cuaderno físico para anotar y recordar las fechas de renovación de contratos, las llamadas pendientes que debes realizar y las reuniones que tienes programadas. Este método no solo es ineficiente, sino que también aumenta el riesgo de que se te pase por alto información crucial. La falta de integración entre estas herramientas y el cuaderno puede llevar a confusiones, duplicación de tareas y, en última instancia, a una pérdida de oportunidades valiosas. La constante necesidad de alternar entre diferentes plataformas y el cuaderno para encontrar la información que necesitas consume tiempo valioso que podrías dedicar a actividades más productivas y directamente relacionadas con el crecimiento de tu negocio.

4. Te ha llamado un contacto y, al no reconocer el número, te encuentras en una situación de pánico, buscando desesperadamente entre tus notas, post-its y documentos dispersos por toda la oficina, tratando de averiguar quién es. La falta de un sistema organizado te obliga a revisar cada anotación, cada fragmento de información que has acumulado, con la esperanza de encontrar alguna pista que te ayude a identificar a la persona al otro lado de la línea. Esta búsqueda frenética no solo consume un tiempo valioso, sino que también genera una sensación de frustración y estrés, ya que cada segundo que pasa sin encontrar la información necesaria puede significar una oportunidad perdida o una impresión negativa en el cliente. La situación se complica aún más si, al final, no logras identificar al contacto, lo que puede llevar a una conversación incómoda y poco profesional.

5. Tu planilla de Excel es tan extensa y compleja que se ha convertido en un verdadero desafío manejarla. Con una cantidad abrumadora de columnas, necesitas al menos tres pantallas para poder visualizarla en su totalidad, lo que complica aún más la tarea de navegar por ella. Además, el proceso de armar reportes a partir de esta planilla es tan laborioso y consume tanto tiempo que te lleva aproximadamente dos semanas completar un informe detallado. Esta situación no solo es ineficiente, sino que también puede resultar frustrante, ya que el tiempo y esfuerzo que dedicas a esta tarea podrían ser utilizados de manera más productiva en otras actividades que impulsen el crecimiento de tu negocio. La falta de un sistema más organizado y centralizado para gestionar la información está afectando negativamente la capacidad de tu equipo para tomar decisiones rápidas y efectivas basadas en datos precisos y actualizados.

Si algo de esto te suena familiar, no te desesperes, es normal y es un buen indicador de qué tu empresa está escalando y necesita ordenarse para continuar creciendo ordenadamente. Ponte en contacto con nosotros para conocer cómo ayudamos a los equipos de ventas y marketing a basándonos en la metodología Inbound y la plataforma CRM de HubSpot.

¿Quieres conocer nuestra experiencia con el CRM de HubSpot? HubSpot ganó nuestro corazón desde el primer "import" de datos a su CRM

Ambos fundadores de Vende Más venimos del mundo de las ventas de software y consultoría, e implementar el CRM de HubSpot fue un antes y un después en nuestras rutinas diarias como vendedores.

Lo que más valoramos sobre el CRM de HubSpot es que el corazón de la plataforma es la metodología Inbound que siempre pone al cliente primero. Un buen vendedor tiene muy claro que la mejor manera de vender es que sus clientes estén contentos.

Nuestra experiencia: Al implementar el CRM de HubSpot de repente tuvimos acceso a la vida desconocida de nuestros clientes potenciales y compradores. Sabíamos los recorridos que hacían a través de nuestro sitio web, los correos que leían, cuántas veces los abrían, si hacían click en los enlaces... HubSpot se convirtió en el Santo Grial, si no estaba en HubSpot no existía. Empezamos a tener documentadas todas las llamadas y reuniones de nuestros comerciales, si teníamos que sumar a alguien más en el proceso, el representante de ventas nuevo podía retomar el negocio exactamente a dónde se había dejado, conociendo todos los detalles.

Pudimos tener centralizados a todos los que formaban parte de la decisión de compra, disponer de libretos armados para asistir a los nuevos representantes de ventas en sus comunicaciones con los clientes, y reportes para poder medir su desempeño. Establecer criterios excluyentes para hacer evolucionar los negocios dentro del pipeline, plantillas de emails, automatizaciones... Un maravilloso mundo de ventas que antes no conocíamos y que nunca queremos dejar atrás.

Artículo actualizado en Enero de 2025.