Excel vs. CRM: ¿Cuál es la mejor herramienta de datos para tu empresa?

Parece una pregunta obvia, también mucha gente podrá suponer que está pregunta sólo afecta a pequeñas empresas. En realidad no es así, es impactante la cantidad de empresas medianas que recurren a Excel en su gestión diaria.

¿Por qué? Las razones varían:

• El sistema está desactualizado
• El sistema es muy rígido
• Lleva mucho tiempo tenerlo actualizado
• No se adoptó por el personal como esperaban
• Están desarrollando una nueva unidad de negocio que aún no tiene presupuesto asignado

Es cierto también que cuando se trata de gestionar los datos de los clientes, es frecuente que la gente siga recurriendo a Excel por defecto. Es sencillo, familiar y a veces es suficiente para la mayoría de las pequeñas empresas. Pero si tienes prisa por poner tu equipo en marcha rápidamente, o si quieres ampliar tu negocio con el tiempo, necesitas una aplicación de base de datos, en este caso un CRM (Customer Relationship Management).

Aunque Excel es excelente para lo que hace -es capaz de almacenar grandes cantidades de datos en un formato fácilmente accesible-, no proporciona el tipo de potencia que necesitan las empresas con grandes volúmenes de datos. Incluso si tus necesidades originales no son muy complejas, puede que a medida que tu empresa crezca, se te quede pequeño Excel a la hora de almacenar información. Te verás frenado por el hecho de que Excel sólo puede gestionar una tarea a la vez, a diferencia de la capacidad de una base de datos para gestionar varias tareas a la vez. También tendrás problemas con la cantidad de espacio disponible en un teléfono móvil o una tableta cuando uses Excel.

¿Qué es un CRM?

Un CRM es una herramienta para seguir y gestionar las interacciones con los clientes, para controlar el recorrido del cliente y su ciclo de vida. Te ayuda a conectar con los clientes, a nutrirlos a lo largo del ciclo de compra, a aumentar su valor de vida, a reducir los canales inefectivos y a nutrir a los clientes potenciales. 

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A continuación te contaremos las principales diferencias entre las planillas de cálculo y las bases de datos CRM para que puedas decidir cuál es la más adecuada para tu empresa.

Las bases de datos CRM son poderosas

• Permite almacenar grandes volúmenes de datos: Permite hacer un seguimiento de información como los datos demográficos de los clientes y las compras anteriores sin que tengas que preocuparte por los límites de tamaño de los archivos o por quedarte sin espacio en el disco duro.

• Permite realizar consultas sobre los datos en segundos: Por ejemplo, si tu departamento de marketing quiere una lista de todos los clientes que han comprado más de 100 artículos en tu sitio web, este informe podría generarse en cuestión de segundos mediante una consulta a la base de datos.

• Pemite modificar un dato que afectará a otros miles de datos.
  
  
• Además el CRM ofrece la posibilidad de sumar usuarios que pueden consultar los datos simultáneamente, y trabajar sobre ellos, sin provocar que los datos se desconecten o rompan. Al igual que Excel, también permite generar gráficos y reportes en base a los datos para entender qué información se esconde detrás de ellos, e identificar tendencias para planear la estrategia de crecimiento.

¿Para qué sirven las hojas de cálculo?

Las hojas de cálculo son estupendas para hacer cálculos. Si tienes muchos números que calcular y no necesitas la experiencia completa de un CRM, las hojas de cálculo pueden seguir siendo una buena opción para hacer un seguimiento de tus contactos.

La capacidad de realizar fácilmente cálculos sobre un gran volumen de datos con Excel o Google Sheets es uno de sus mayores puntos fuertes. Se pueden utilizar fórmulas complejas para sumar, restar, multiplicar, dividir y analizar los datos con rapidez y precisión. También puedes usar Excel para crear informes resumidos o incluso organizar los datos de nuevas formas que te permitan presentarlos como un cuadro de mando interactivo o un conjunto de gráficos.

Excel no tiene nada de malo. Las hojas de cálculo están hechas para ser flexibles y pueden manejar una gran variedad de cálculos y fórmulas, por lo que es una herramienta popular para el trabajo analítico. La mayoría de la gente sabe utilizar las características básicas, como las funciones y las fórmulas, lo que hace que sea fácil empezar a trabajar sin ninguna formación. También es una gran herramienta para el análisis financiero porque muchos líderes empresariales entienden este sistema.

Excel es una buena opción si buscas algo que te permita calcular alguna información útil o hacer un seguimiento de puntos de datos básicos a lo largo del tiempo, como el seguimiento de presupuestos o la gestión de inventarios. Puedes compartir fácilmente el archivo con los miembros de tu equipo, y ellos pueden introducir los datos que necesiten sin tener que aprender el sistema.

Sin embargo, si necesitas proveer a tu empresa de una herramienta de gestión que acompañe su crecimiento, un planilla de cálculo no será suficiente y necesitarás adoptar una herramienta basada en una base de datos. La mayoría de los CRM ofrecen capacitaciones gratuitas para formar a sus usuarios y una red de instructores certificados, para evitar que la falta de formación sea una de las razones por las que no adoptan este tipo de herramientas. ¿Conoces la Academia de HubSpot?

Diferencias entre planillas de cálculo y bases de datos CRM

• Las bases de datos manejan un número ilimitado de registros.

La naturaleza de la hoja de cálculo es que tiene que ser construida, campo por campo, desde el principio. Si no se construye bien desde el principio, es posible que la hoja de cálculo acabe limitando el número de registros que se pueden almacenar. En resumen, las hojas de cálculo no se adaptan a las necesidades de tu empresa. Un sistema de base de datos, en cambio, está diseñado para manejar grandes cantidades de datos. Puede almacenar toda la información que necesites y puedes añadir nuevos campos en el futuro si es necesario; no hay límite de almacenamiento y los nuevos campos se añaden con facilidad.

Los CRM también te ofrecen una valiosa información sobre el rendimiento de las ventas basada en el análisis estadístico de los datos de ventas de todos los clientes o productos (o ambos). Las herramientas de elaboración de informes de los CRM ofrecen una visión general de lo que ocurre de un vistazo y permiten profundizar en las áreas en las que se necesitan más detalles. Estos informes se pueden compartir fácilmente con los compañeros de equipo o con la dirección a través de la exportación en PDF o de las opciones de correo electrónico en HTML.

Imagen: HubSpot.com

• Puedes buscar en una base de datos un registro o conjunto de registros específico.

Si ya estás familiarizado con Excel, puede que te preguntes de qué carece Excel frente a un CRM.

Una de las mayores ventajas de utilizar un CRM es la capacidad de búsqueda. Puedes buscar registros o conjuntos de registros basándote en múltiples criterios. En Excel, hay que ordenar y filtrar manualmente los datos para encontrar los registros que se buscan. Esto puede ser engorroso y llevar mucho tiempo, pero con las potentes herramientas de búsqueda de un CRM, encontrar un registro es fácil: todo lo que tienes que hacer es escribir la información en los campos pertinentes o las palabras clave en la barra de búsqueda y pulsar Intro. 

¿Cuál es el veredicto?

Las hojas de cálculo son potentes calculadoras, pero las bases de datos están hechas para manejar grandes cantidades de datos. Están diseñadas para ser rápidas y eficientes, para que puedas gestionar cientos o miles de contactos en un solo lugar. Con una base de datos, guardas la información una vez y puedes ordenarla infinitamente, mientras que Excel presentará limitaciones al querer gestionar tus contactos, afectando la experiencia de tus clientes.

Aunque las hojas de cálculo son excelentes calculadoras, carecen de la potencia necesaria para gestionar todos tus contactos. Funcionan bien para unas pocas personas al principio de tu negocio, pero a medida que la empresa crece, las hojas de cálculo se vuelven lentas y complejas de mantener. Es fácil perderse en fórmulas complicadas o incluso borrar accidentalmente archivos importantes cuando se trabaja con grandes cantidades de datos en un programa de hoja de cálculo como Excel.

Si estás listo para abordar la adopción de un CRM, te invitamos a programar una llamada con nosotros, cuéntanos los desafíos y te ayudaremos a avanzar en el proceso de implementación y adopción del CRM. ¡Agenda una llamada aquí! 

Artículo actualizado recientemente en Agosto de 2024. Publicado originalmente en Agosto de 2022.